Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

{{FIRMIERUNG}}, {{STRASSE}}, {{PLZ_ORT}}
Vertreten durch {{VERTRETUNGSBERECHTIGTER}}
E-Mail: {{DATENSCHUTZ_KONTAKT}}

2. Gegenstand des Dienstes

VoltIQ-Pro ist eine Software für Elektrofachbetriebe. Der Betrieb (Kunde) erfasst Baustellenfotos, Sprachnotizen und Angaben zu seinen eigenen Auftraggebern und erhält daraus einen Angebotsentwurf. Alle Preise werden deterministisch aus der Datenbank des Betriebs berechnet; die KI liefert ausschließlich Positions-Kennungen. Angebote werden nie automatisch an Endkunden versendet — der Versand erfordert stets eine manuelle Freigabe durch den Betrieb.

Soweit der Betrieb personenbezogene Daten seiner eigenen Auftraggeber in VoltIQ-Pro verarbeitet, ist er dafür Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Für die Nutzung der Software durch den Betrieb selbst (Konto, Abrechnung, Support) sind wir Verantwortlicher.

3. Verarbeitete Daten und Rechtsgrundlagen

3.1 Kontodaten

E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Freigabestatus, Zeitstempel von Registrierung und Anmeldung. Zweck: Bereitstellung des Zugangs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.2 Betriebs- und Vorgangsdaten

Firmen- und Kontaktdaten des Betriebs, Kundendaten, Projekte, Fotos, Sprachnotizen, Angebots-, Auftrags- und Rechnungsdaten. Zweck: Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Daten der Auftraggeber des Betriebs zusätzlich Art. 28 DSGVO.

3.3 Zugangsdaten zu Großhandelssystemen

Wer als Preisquelle einen Elektrogroßhandel wählt, hinterlegt dazu die Zugangsdaten seines eigenen Händlerkontos: Kundennummer, Benutzername, Region und Passwort. Zweck: Abruf des für diesen Betrieb geltenden Einkaufspreises. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Passwort wird ausschließlich verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM), niemals im Klartext abgelegt, nicht protokolliert und auch nicht wieder angezeigt. Es wird ausschließlich für Preisabfragen an genau diesen Großhändler übertragen; übermittelt werden dabei nur die Artikelkennung und die Anmeldeinformationen des Betriebs, keine Daten seiner Auftraggeber. Der Betrieb kann den Zugang jederzeit in den Einstellungen vollständig entfernen; damit ist er gelöscht.

3.4 Server-Logdaten

Beim Aufruf der Anwendung verarbeitet unser Hoster technisch notwendige Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, User-Agent). Zweck: Betrieb, Sicherheit und Fehlersuche. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem störungsfreien, sicheren Betrieb).

4. Kein Tracking, keine Analyse-Cookies

VoltIQ-Pro bindet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein und setzt keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken. Gesetzt werden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldesitzung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligungsabfrage („Cookie-Banner“) ist deshalb nicht erforderlich.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Mit allen wird vor dem Produktivstart ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Empfänger	Zweck	Übermittelte Daten	Rechtsgrundlage	Drittlandbezug
Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher)	Speicherung aller Konto-, Vorgangs- und Dateidaten	Sämtliche in der Anwendung erfassten Daten, einschließlich Fotos	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 28 DSGVO	Projektregion EU (Frankfurt). Muttergesellschaft in den USA; für etwaige Zugriffe gelten Standardvertragsklauseln.
Vercel (Hosting, CDN)	Auslieferung der Anwendung, Ausführung der Serverfunktionen	Zugriffsdaten, Inhalte der jeweiligen Anfrage	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO	Ausführungsregion EU (fra1). Anbieter mit Sitz in den USA; Standardvertragsklauseln.
Anthropic (Sprachmodell für die Foto- und Textanalyse)	Vorschlag passender Angebotspositionen aus Foto und Notiz	Baustellenfotos, Freitextnotizen, Positionskatalog. Keine Kundennamen oder Kundenanschriften.	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	USA. Standardvertragsklauseln; keine Nutzung der Inhalte zum Training.
Google Cloud Speech-to-Text	Umwandlung diktierter Sprachnotizen in Text	Die aufgenommene Audiodatei	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	Verarbeitung in der EU, sofern die EU-Region konfiguriert ist; Anbieter mit Sitz in den USA; Standardvertragsklauseln.
Nominatim / OpenStreetMap Foundation	Ermittlung der Entfernung für die Anfahrtspauschale	Ausschließlich die fünfstellige Postleitzahl. Straße und Hausnummer der Auftraggeber werden nicht übermittelt.	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer korrekten Kalkulation)	Vereinigtes Königreich (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission).
Resend bzw. der vom Betrieb konfigurierte SMTP-Server	Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails	E-Mail-Adresse, Betreff und Inhalt der jeweiligen Nachricht	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	Bei Resend: USA, Standardvertragsklauseln. Bei eigenem SMTP-Server: der vom Betrieb gewählte Standort.

6. Speicherdauer

Konto- und Vorgangsdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Ende gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (insbesondere sechs bzw. zehn Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO für Angebote, Aufträge und Rechnungen). Server-Logdaten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Wenden Sie sich dafür an {{DATENSCHUTZ_KONTAKT}}. Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

8. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der Konto- und Vorgangsdaten ist für die Nutzung von VoltIQ-Pro erforderlich. Ohne sie kann der Dienst nicht erbracht werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Angebotsentwürfe werden stets von einer Person geprüft und freigegeben.

9. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Fotos und Dokumente liegen in nicht öffentlichen Speicher-Buckets und sind nur über zeitlich befristete, signierte Links abrufbar. Der Zugriff auf Datensätze ist datenbankseitig je Konto abgeriegelt (Row Level Security). Hinterlegte Zugangsdaten zu Großhandelssystemen liegen zusätzlich verschlüsselt in der Datenbank (AES-256-GCM mit Authentifizierungs-Tag), sodass sie auch bei einem Zugriff auf den Datenbestand nicht lesbar sind.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.